Fonctionnement de Moodle-Examens

Présentation de Moodle-Examens

La plateforme Moodle Examens est uniquement dédiée aux épreuves en ligne (contrôles continus et examens terminaux), généralement basées sur les activités "Devoir" et "Test" de Moodle.

De par son indépendance des autres plateformes Moodle et son usage spécialisé, elle peut supporter un grand nombre d'étudiants concomitants sur des créneaux courts. De plus, les données des examens (réponses, copies et notes) sont plus facilement conservables.

Il est recommandé d'utiliser Moodle-Examens pour les épreuves avec des effectifs supérieurs à 100 étudiants, bien qu'il soit également possible de l'utiliser avec des effectifs moindres.

Étapes pour mettre en place une épreuve

Afin de partager au mieux les ressources de la plateforme et permettre un accompagnement optimal par la DAPI, il est impératif de respecter les étapes décrites ci-dessous.

• Les épreuves mises en place hors de ce cadre ne seront pas prioritaires en cas de problème, au même titre que celles organisées sur une autre plateforme Moodle.
• Pour l'organisation des examens terminaux, rapprochez-vous de votre composante. Pour rappel, ceux-ci peuvent avoir lieu en présentiel, dans le respect d'un protocole sanitaire strict.
  

1. Prendre connaissance de l'organisation des examens au sein de sa composante

Tout d'abord, rapprochez-vous de votre composante pour connaître les modalités d'organisation des épreuves en ligne.

Certaines centralisent cette organisation, auquel cas la demande de création des espaces Moodle est faite directement par la composante, alors que d'autres laissent cette organisation à la charge des enseignants.

2. Demander la création de l'espace d'examens

Un espace de cours Moodle s'appelle "espace d'examens" sur Moodle-Examens. Il est nécessaire de disposer du rôle enseignant dans un espace d'examens pour pouvoir y créer une épreuve.

Si votre composante centralise l'organisation, vous devriez déjà avoir accès à un espace. Sinon, rapprochez-vous d'elle.

Si elle vous laisse l'autonomie sur la gestion des épreuves, vous devez demander la création d'un espace d'examens (sauf si vous en disposez déjà d'un dédié à votre enseignement).

Pour ce faire, 2 possibilités :

• cliquer sur le bouton "Demander la création d'un espace d'examens" situé sur la page d'accueil de Moodle Examens puis sélectionner la catégorie souhaitée dans le formulaire de demande.
  
• se rendre dans la catégorie souhaitée puis cliquer sur le bouton "Plus" situé à droite de la page puis sélectionner "Demander la création d'un espace d'examens". 

Si la sous-catégorie adéquate n'existe pas, signalez-le dans le formulaire lors de la demande. Celle-ci sera traitée dans les délais les plus brefs.

Les demandes de création d'espace d'examens qui ne respectent pas l'organisation décidée par la composante de rattachement ne seront tout simplement pas traitées.
Les informations complémentaires demandées à la fin du formulaire doivent servir uniquement pour valider votre demande. Le référencement de vos épreuves doit se faire uniquement via le formulaire dédiée (voir ci-dessous). Tout autre demande doit se faire par mail indiqué en bas de page.

3. Déclarer chaque épreuve

Avant la mise en place d'une épreuve, il est nécessaire de remplir le questionnaire de recensement des épreuves. Ce recensement est indispensable pour éviter un trop grand nombre d'épreuves simultanées pouvant entraîner une surcharge de la plateforme. La charge admissible par la plateforme est estimée à 2 000 étudiants en simultané. Nous vous demandons de bien vouloir référencer vos épreuves au plus tard une semaine avant la date prévue.

Vous devez d'abord consulter la disponibilité pour le(s) créneau(x) d'examen souhaité(s) via le calendrier ci-dessous (contactez-nous en cas de doute) :

Ensuite, recensez votre ou vos épreuve(s) en remplissant le questionnaire ci-dessous :

📅 Questionnaire de recensement des épreuves ou examens en ligne sur Moodle

Avant de remplir le questionnaire, assurez-vous de disposer d'un espace d'examens. Si vous venez d'en faire la demande, merci de bien vouloir attendre sa validation.

Attention : un recensement par examen !
Si vous avez plusieurs examens la même journée sur différents créneaux, il faut les recenser un par un.

4. Créer l'épreuve

Vous pouvez à présent mettre en place votre ou vos épreuve(s) dans l'espace d'examens.

Nous vous rappelons, que de nombreux tutoriels sont disponibles sur Infotuto pour vous aider à créer une activité test ou devoir, importer une banque de question d'une autre plateforme Moodle, etc.

5. Mettre en place l'accès des étudiants

Comme pour un cours Moodle, vous devez donner à vos étudiants l'accès à l'espace d'examens.

La méthode la plus simple est de fournir un code d'inscription.

6. Vérifier que l'épreuve soit visible

Assurez-vous que l'activité, la section qui la contient, ainsi que l'espace d'examens ne soient pas cachés afin d'assurer l'accès aux étudiants.

Vous pouvez tester votre espace d'examen avec l'un de nos comptes étudiants virtuels :

• identifiant : etud00X
• mot de passe : Etud_00X

7. Surveiller le déroulement correct de l'épreuve

Il est recommandé que vous mettiez en place un canal de communication à destination de vos étudiants afin de gérer les éventuels problèmes qui pourraient survenir (problème dans le sujet, étudiant non inscrit, etc.). Cela peut-être une adresse email ou l'outil de chat de votre choix. Nous vous recommandons l'utilisation d'un canal Rocket.Chat dédié via l'ajout d'une activité Rocket.Chat sur votre espace d'examens.

8. Récupérez les notes et copies

Une fois l'épreuve terminée, vous pouvez consulter les copies des étudiants. A cette fin, consultez les tutoriels dédiées sur Infotuto.

Une question ? Une remarque ?

Nous restons à votre disposition pour tout complément d'information : moodle-exam@univ-lille.fr

Attention, il ne s'agit pas d'une adresse d'assistance. Les questions techniques doivent être adressées via le formulaire d'assistance dédié aux plateformes pédagogiques.
De plus, seuls les messages envoyés depuis une adresse @univ-lille.fr valide seront traités.

Veuillez également garder à l'esprit que l'organisation des épreuves et l'assistance des étudiants lors des épreuves ne sont pas à la charge de la DAPI mais à celle des équipes de scolarité et/ou des équipes pédagogiques. Merci pour votre compréhension.